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E tu, azienda, che piattaforma di video call utilizzi?

L’esplosione delle videoconferenze è dovuta al Covid19. Mantenere i dipendenti connessi tra loro ha portato a impostare le relazioni attraverso uno schermo

11 settembre 2020
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Si definisce “videoconferenza” una riunione tra persone residenti in luoghi diversi, anche molto lontani, nella quale le parti chiamate in causa possono interagire non solo a parole ma anche in video. Va da sé che la conferenza in video sia in grado di ridurre drasticamente i costi e le perdite di tempo che spesso si riscontrano quando si organizza un incontro in presenza fisica.

Un limite da subito evidenziato riguarda invece l’assenza o il quasi totale azzeramento della comunicazione non verbale: la gestualità e la prossemica non sono premiate da questo tipo di strumenti in quanto l’attenzione del partecipante va divisa tra la moltitudine di dettagli che presenta una schermata del PC e quindi anche solo l’occhio fatica a concentrarsi su un singolo punto.

Uno “zoom” sui 3 sistemi di videoconferenza più diffusi
Sono stati sviluppati molti sistemi di videoconferenze che permettono ai team di lavorare e interfacciarsi anche a distanza. Essi consentono di mantenere e rafforzare relazioni lavorative e di portare a termine progetti, anche complessi. Abbiamo analizzato i sistemi di videoconferenza più comuni e commercializzati, dopo averli utilizzati al nostro interno e per conto di alcuni clienti. I parametri di valutazione comprendevano la semplicità di utilizzo, la flessibilità per le diverse applicazioni e l’accessibilità anche in condizioni di rete non performante.

Zoom, secondo un recente studio, è la piattaforma per videoconferenza più utilizzata ed è rinomata per la capacità di gestire grandi numeri (fino a 1’000 partecipanti gestiti da più host). La sua grande diffusione è dettata da due principali fattori: la semplicità d’uso e l’immediatezza. Una volta scaricata l’applicazione desktop, si può partecipare a una call dopo aver ricevuto l’invito e il codice univoco, il quale scadrà alla fine della videoconferenza. Gli organizzatori hanno la possibilità di decidere i permessi per i singoli partecipanti e a loro volta i partecipanti possono decidere, se non sono stati fissati dei vincoli, di attivare o disattivare il video e possono personalizzare la loro esperienza direttamente nelle Impostazioni. Zoom permette inoltre di poter gestire i contenuti multimediali durante la condivisione dello schermo: quando un host condivide una presentazione può anche dare la possibilità a un partecipante di modificare i contenuti di tale presentazione, creando così un’interazione live.

Google ha recentemente reso disponibile gratuitamente a tutti (almeno fino a settembre 2020) il suo famoso Google Meet Hangouts, un tempo destinato solo agli utenti business. La caratteristica più importante di Hangouts Meet è di interfacciarsi e lavorare con tutti gli altri strumenti Google, per cui si sincronizza con Google Calendar e lo si può utilizzare simultaneamente sia su desktop che su mobile, rendendo più facile la mobilità. Google Hangouts Meet permette di gestire riunioni virtuali fino a un massimo di 250 persone.

Microsoft mette a disposizione un sistema di videoconferenza all’interno della sua suite Teams, per permettere a tutti gli utenti che dispongono di accesso alla suite di partecipare a call e meeting. Una derivazione data dalla decennale esperienza con Skype, che può definirsi il fratello maggiore per anzianità, ma anche la controparte minore in quanto a funzionalità. Si partecipa ai meeting che vengono organizzati all’interno di stanze specifiche alle quali appartengono tutti coloro che lavorano su un progetto o che fanno parte di un’azienda, i quali hanno anche a disposizione delle bacheche dove tenere traccia dei progetti e organizzare il lavoro. I meeting sono accessibili tramite un codice di accesso e possono essere sia con che senza video; durante una videoconferenza si possono condividere file e documenti e condividere lo schermo. Siccome Teams può gestire un numero molto alto di utenti, sia gratuitamente che a pagamento, anche alle videochiamate all’interno di Teams possono partecipare un numero ampio di persone.

La gestione della privacy
Parecchi sono i dubbi sollevati recentemente riguardo la gestione della privacy da parte di questi sistemi di videoconferenza. Può accadere, ma esistono precauzioni facilmente implementabili per evitare che ciò accada o almeno minimizzare i rischi. Come prima cosa conviene definire una password di accesso per permettere ai partecipanti di accedere alla propria videoconferenza. Secondariamente bisognerebbe invitare i partecipanti ad analizzare le proprie impostazioni di condivisione. Infine è sempre saggio proteggere il proprio PC con antivirus adeguati.

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